Práctica notarial: El protocolo electrónico notarial.
(Autor: Alejandro Ruiz-Ayúcar Seifert y Gerardo Conesa, Notarios)
El protocolo se define en el artículo 17 de la Ley del Notariado como la colección ordenada de las escrituras autorizadas durante un año, hasta la entrada en vigor de dicha ley tanto las escrituras como su encuadernación en el protocolo se plasmaba únicamente en papel.
A partir de ese momento, las matrices (originales) de los instrumentos públicos tienen reflejo informático en el protocolo electrónico bajo la fe del notario, dicha incorporación del instrumento se produce al autorizar o intervenir la escritura pública o póliza.
Los documentos incorporados al protocolo electrónico se consideran asimismo originales o matrices, como los que han quedado redactados en papel, de manera que la escritura matriz u original se extiende en doble formato, papel y electrónico para ser incluida en ambos soportes, se duplica por lo tanto el soporte, no se trata de una copia electrónica.
La permanencia del soporte papel se explica por razones de prudencia, dado que los sistemas informáticos han ido cambiando de configuración y lo harán todavía más en el futuro, no se puede asegurar con rotundidad que un soporte únicamente digital pudiera ser legible en doscientos o trescientos años.
El protocolo, cualquiera que sea su naturaleza bien en soporte papel o electrónico, pertenece al Estado. Los notarios los conservan, con arreglo a
las leyes, como simples archiveros de los mismos y bajo su responsabilidad.
En la práctica de los despachos notariales, el proveedor de servicios de los notarios españoles ofrece un dispositivo que permite la digitalización y almacenamiento en los sistemas de la notaría de la matriz original y demás archivos anexos y el protocolo electrónico se forma mediante el envío de las escrituras o pólizas firmadas por los Notarios al Consejo General del Notariado y se custodia en los servidores de dicho Consejo.
Dicho depósito electrónico o remisión electrónica se efectúa encriptando su contenido, pudiendo acceder al mismo exclusivamente el notario custodio del protocolo titular de las claves de encriptación.
A título de ejemplo, desde la entrada en vigor de la ley hasta el 20 de diciembre de 2023, según los datos del Consejo, los Notarios españoles autorizaron 592.604 documentos que se conservan en su versión papel en las notarías y en su versión digital en los protocolos Electrónicos custodiados por el Consejo General del Notariado.
La Seguridad de estos protocolos está garantizada, todos ellos se prestan en la Sede Electrónica Notarial que ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) nivel alto respecto de todos sus sistemas de información, procesos, bases de datos, sedes, plataformas y portales para el ejercicio de la función pública.
Una vez depositada la escritura en el protocolo electrónico, se genera una función criptográfica o código HASH que se incluye por diligencia en la propia escritura y en el momento de expedir una copia auténtica electrónica de esa escritura para los interesados o para las administraciones, se crea y asigna un Código Seguro de Verificación (CSV), mediante el cual cualquier persona que lo tenga puede verificar su contenido, vigencia y la existencia o no de notas o diligencias modificativas.
A efectos prácticos, y para que los clientes, particulares o empresas puedan gestionar estas solicitudes y servicios notariales, como si de una notaría física se tratara, se ha creado la Web del Portal Notarial del Ciudadano.
A efectos de registro en dicho portal es preciso acceder la Web portalnotarial.es, rellenar un formulario, y acreditarse mediante certificado de firma cualificado, clave Pin o verificación en una notaría y a partir de ese momento puede solicitar la expedición de copias simples o autorizadas electrónicas, obtener citas para el asesoramiento previo al otorgamiento mediante videoconferencia y asimismo otorgar ciertos actos mediante la firma a distancia.
Mediante la creación y existencia del protocolo electrónico se permite:
1.- Que una escritura original o matriz en papel que haya sido extraviada sustraída será reconstituida mediante nuevo traslado desde el protocolo electrónico.
2.-La posibilidad de consulta digital motivada de un índice único informatizado general por el Consejo General del Notariado y las administraciones públicas.
3.-En el mismo momento en que se autoriza la copia auténtica electrónica se genera el CSV, que se adjunta a la misma, dado que es electrónica el ciudadano puede servirse de ella sin necesidad de papel, compartiendo con quien le interese el CSV, que permite la consulta de la copia en la Sede Electrónica Notarial, si bien, es de destacar que la copia con CSV es una opción para el otorgante, se expide cuando éste la solicita.
4.-A través de la CSV de la copia electrónica autorizada el cliente tiene acceso a los trámites y diligencias posteriores de la escritura a medida que se van incorporando a la misma.
El protocolo electrónico notarial, junto con el otorgamiento de ciertos documentos por videoconferencia, culmina de momento, el proceso de digitalización iniciado por el notariado español desde hace dos décadas, y ha supuesto para las notarías españolas un esfuerzo tanto humano como tecnológico, dado que es preciso un mayor esfuerzo personal y económico para el tratamiento y gestión de la documentación.