Das elektronische Urkundenarchiv.
Mit Inkrafttreten des Gesetzes vom 9. November 2023 zur Umsetzung der EU-Richtlinien wird Artikel 17.2 des spanischen Ley del Notariado (Gesetz über das Notarsamt) dahingehend geändert, dass daraus die gegenwärtige Regelung des protocolo electrónico, des elektronischen Urkundenarchivs, vornehmlich hervorgeht.
Nachstehend sind die wichtigsten, hervorzuhebenden Aspekte dieser Bestimmung zusammengefasst:
1. Verwahrung der matriz als öffentliche Urkunde
Die matrices (Urschriften) werden im elektronischen Urkundenarchiv unter der Aufsicht des Notars verzeichnet. Die Aufnahme in das Verzeichnis erfolgt bei der notariellen Beurkundung oder, bei Policen, mit seiner Beteiligung.
Trotz der computergestützten Verarbeitung der Urkunde wird im Falle von Ungereimtheiten zwischen dem Inhalt der Urschrift in Papierform und dem elektronischen Urkundenarchiv der physischen Version Vorrang eingeräumt. Mit dem elektronischen Urkundenarchiv können jedoch bei Verlust oder Entwendung von Urschriften auf Papier diese wiederhergestellt werden.
2. Technische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit
Die spanischen Notarinnen und Notare sind nun verpflichtet, neben der Urschrift auf Papier eine computergestützte Abschrift zu erstellen, die der Notar bzw. die Notarin selbst verschlüsselt und sicher auf den Servern des Consejo General del Notariado (CGN, Generalrat der spanischen Notariate) hinterlegt. Im Anschluss an diese Hinterlegung der Urkunde wird ihr ein HASH-Code zugewiesen. Dieses Verfahren ermöglicht es Beteiligten, die über einen sicheren Verifizierungscode für die Überprüfung verfügen, elektronische Kopien der Urkunden zu beziehen. Der CGN ist dabei zuständig, die technischen Sicherheitsmaßnahmen dafür festzulegen. Der Zugriff auf die Urschrift ist mittels Verschlüsselungscodes ausschließlich dem das Archiv verwahrenden Notar vorbehalten.
Das Archiv selbst, unabhängig davon, ob es auf Papier oder in elektronischer Form geführt wird, gehört dem spanischen Staat. Die Notare führen sie unter ihrer Verantwortung im Einklang mit den Gesetzen als Archivare. Diese Neuerung stellt, gemeinsam mit der Möglichkeit, bestimmte Urkunden per Videokonferenz zu erteilen, aktuell den Höhepunkt des vom CGN vor zehn Jahren auf den Weg gebrachten Digitalisierungsprozesses dar.
3. Hinweise, Vermerke und Mitteilungen
Die in das elektronische Archiv aufgenommenen Urkunden werden ebenfalls als Originale oder Urschriften erachtet. In das Archiv werden darüber hinaus die in der Gesetzgebung über das Notarsamt im Hinblick auf rechtswirksame Änderungen und Abstimmung festgeschriebenen Hinweise (notas) und Vermerke (diligencias) des Notars übertragen.
Alle Mitteilungen anderer Notariate sowie Justiz- und Verwaltungsbehörden werden über die Webseite „Sede electrónica notarial“ (Portal der Notariate) oder des CGN übermittelt und müssen spätestens am auf die Übermittlung folgenden Tag in das elektronische Urkundenarchiv aufgenommen werden.
Barcelona, 11 de marzo de 2024